Specifieke Privacyverklaring over de verwerking van persoonsgegevens in het kader van de sollicitatie- en selectieprocedure door de gemeente Dordrecht. 

De informatie in deze specifieke privacyverklaring over de verwerking van persoonsgegevens in het kader van de sollicitatie – en selectieprocedure door de gemeente Dordrecht is een aanvulling op de algemene informatie over de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in de Algemene Privacyverklaring van de gemeente Dordrecht. 

1. Verwerkingsverantwoordelijke 

De gemeente Dordrecht verwerkt persoonsgegevens van de sollicitanten die reageren op vacature(s) die via de vacaturesite www.werkenbijdrechtsteden.nl (hierna: ‘de vacaturesite’) zijn opengesteld. Als een vacature betrekking heeft op een functie bij de gemeente Dordrecht is het college van B&W hiervoor verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: ‘AVG’). Als een vacature betrekking heeft op een functie bij een andere gemeente of organisatie dan de gemeente Dordrecht, is de gemeente Dordrecht verwerker van persoonsgegevens namens dezen. Het college of bestuur van desbetreffende gemeente of organisatie is voor de gegevensverwerking dan zélf verwerkingsverantwoordelijke. De gemeente Dordrecht treedt op als verwerker voor de volgende gemeenten en organisaties: Alblasserdam, Hardinxveld-Giessendam, Hendrik-Ido-Ambacht, Papendrecht, Sliedrecht, Zwijndrecht, Dienst Gezondheid & Jeugd, Serviceorganisatie Jeugd, Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid, Sociale Dienst Drechtsteden en Drechtwerk. 

2. Doeleinden verwerking persoonsgegevens 

De gemeente Dordrecht verwerkt persoonsgegevens van de sollicitant met het oog op het voeren van een correcte sollicitatie- en selectieprocedure. Als hiervoor aanleiding bestaat verwerkt de gemeente Dordrecht persoonsgegevens van de sollicitant ter voorbereiding op de (mogelijke) totstandkoming van een arbeidsovereenkomst. De gemeente Dordrecht kan persoonsgegevens van sollicitanten in geanonimiseerde vorm verder verwerken voor statistische doeleinden. 

3. Welke persoonsgegevens kunnen worden verzameld  

In het kader van de sollicitatie- en selectieprocedure kan de gemeente Dordrecht een combinatie van de volgende persoonsgegevens verwerken: 

1. Persoonsgegevens die door de sollicitant worden ingevoerd wanneer via de vacaturesite wordt gesolliciteerd op een daarop opengestelde vacature. Hierbij worden de volgende persoonsgegevens verwerkt: voornaam, achternaam, e-mailadres, telefoonnummer, de inhoud van het curriculum vitae (CV), de motivatie- en/of sollicitatiebrief of andere documenten die in de vacaturetekst worden opgevraagd. 
2. Persoonsgegevens die worden verwerkt tijdens of na een (sollicitatie)gesprek. Bijvoorbeeld gegevens die door de sollicitant zelf worden verstrekt tijdens een gesprek of de aantekeningen die door een wervingsmedewerker of leden van de selectiecommissie worden gemaakt. 
3. Screeningsinformatie, bijvoorbeeld ten behoeve van de controle van diploma’s en getuigschriften, contact opnemen met opgegeven referenties en de Verklaring Omtrent Gedrag (VOG). Voor zover daarnaar in de vacaturetekst is verwezen kan het gaan om gegevens met betrekking tot een assessment, capaciteitentest, medische keuring (aanstellingskeuring) of psychologisch onderzoek. Indien van toepassing worden deze (bijzondere) persoonsgegevens enkel op basis van uitdrukkelijke toestemming van de sollicitant verwerkt. Er vindt in het kader van werving- en selectie geen online screening plaats, tenzij in de vacaturetekst duidelijk is opgenomen dat online onderzoek onderdeel kan zijn van de sollicitatieprocedure. Het onderzoek blijft zoveel mogelijk beperkt tot zakelijke informatie over de sollicitant zoals bijvoorbeeld het LinkedIn-account. Als resultaten van online onderzoek in de sollicitatieprocedure worden gebruikt wordt de sollicitant in de gelegenheid gesteld hierop een toelichting te geven. 
4. Gegevens ten behoeve van het arbeidsvoorwaardengesprek en het aangaan van de arbeidsovereenkomst, zoals het Burgerservicenummer (BSN), een kopie van bankpas en identiteitsbewijs en de loonbelastingverklaring. 
5. Bijzondere persoonsgegevens of strafrechtelijke gegevens indien deze onverplicht door de sollicitant zijn verstrekt. Bijvoorbeeld gegevens over de gezondheid, ras, etnische afkomst  of godsdienst opgenomen in het curriculum vitae (CV), motivatie- of sollicitatiebrief. 
6. Persoonsgegevens die de sollicitant in verband met de (beoogde) verwerving van een inhuur, interim- en/of freelance-positie heeft gedeeld met een uitzendbureau waarmee de gemeente Dordrecht en/of een andere gemeente of organisatie een raamovereenkomst heeft gesloten (Yacht Inhouse Services en Tempo Team). 

 

4. Verwerkingsgrondslag(en) 

De verwerking van persoonsgegevens moet kunnen worden gebaseerd op een juridische grondslag in de AVG. Persoonsgegevens worden verwerkt op basis van (een combinatie van) de volgende verwerkingsgrondslagen: 

1. De verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van de verwerkingsverantwoordelijke. De gemeente of organisatie waarvoor op de vacaturesite een vacature is opengesteld heeft een gerechtvaardigd belang bij het voeren van een goede en correcte sollicitatie- en selectieprocedure. 
2. De verwerking is noodzakelijk om op verzoek van de sollicitant vóór de sluiting van een overeenkomst maatregelen te nemen. Bijvoorbeeld gegevens ten behoeve van het arbeidsvoorwaardengesprek, ter voorbereiding op indiensttreding (preboarding) en het opstellen van de arbeidsovereenkomst. 
3. De verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Bijvoorbeeld in het kader van de VOG-P screening. 
4. De verwerking is gebaseerd op door de sollicitant gegeven toestemming. Bijvoorbeeld door middel van (optionele) cookies verzamelde gegevens, gegevens met betrekking tot een assessment, capaciteitentest, medische keuring (aanstellingskeuring) of psychologisch onderzoek. 

 

5. Wie heeft toegang tot de persoonsgegevens? 

De kring van personen met toegang tot persoonsgegevens van sollicitanten in het kader van de sollicitatie – en selectieprocedure blijft beperkt tot diegenen die bij de procedure zijn betrokken. Bijvoorbeeld de medewerker werving en selectie of leden van de selectiecommissie. 

6. Bewaartermijnen 

De gemeente of organisatie waarop de vacature betrekking heeft, bewaart persoonsgegevens van sollicitanten niet langer dan noodzakelijk is voor het voeren van een correcte sollicitatie- en selectieprocedure. De persoonsgegevens worden uiterlijk binnen 4 weken na het einde van de procedure verwijderd. De datum van het laatste mailcontact met betrekking tot de procedure is leidend voor de bepaling van de termijn. Indien de sollicitant meerdere procedures doorloopt wordt het laatste mailcontact bezien over het geheel van procedures als startpunt genomen voor de bepaling van de bewaartermijn. De sollicitant kan echter toestemming geven om de gegevens langer te bewaren dan 4 weken. Bijvoorbeeld om eventueel rechtstreeks te kunnen worden benaderd als er in de toekomst een vacature voor een bij het profiel passende functie wordt opengesteld. Nadat hiervoor toestemming is gegeven worden de gegevens vanaf dat moment maximaal 1 jaar bewaard. Als de sollicitant in dienst treedt bij een werkgever worden gegevens opgenomen in het personeelsdossier. Afhankelijk van de aard van de gegevens geldt ofwel de wettelijke bewaartermijn dan wel de redelijk noodzakelijke bewaartermijn. In het algemeen wordt hiervoor een termijn van maximaal 2 jaar na het einde van het dienstverband gehanteerd. 

7. Uitwisseling van persoonsgegevens 

De gemeente Dordrecht maakt binnen het sollicitatie- en selectieproces gebruik van (sub)verwerkers. Dit zijn personen, bedrijven of organisaties die in opdracht van de gemeente Dordrecht persoonsgegevens van sollicitanten verwerken. Een voorbeeld van een (sub)verwerker is Ubeeo ATS Recruitment Software. Met (sub)verwerkers wordt een verwerkingsovereenkomst gesloten waarin onder meer de voorwaarden en passende waarborgen waaronder de (sub)verwerking moet plaatsvinden zijn vastgelegd.  

8. Doorgifte buiten Europese Economische Ruimte (EER) 

Persoonsgegevens worden niet buiten de Europese Economische Ruimte (EER) verwerkt zonder dat voorafgaand aan doorgifte sprake is van een passend beschermingsniveau op basis van een adequaatheidsbesluit of passende waarborgen in de zin van de AVG. 

9. Delen van persoonsgegevens met derden 

Derden zijn personen, bedrijven of organisaties die geen direct verband houden met de selectie- en sollicitatieprocedure. Gegevens over sollicitanten verkregen in het kader van een procedure worden niet gedeeld met derden tenzij sprake is van een wettelijke plicht of dringende reden daartoe. Van een dringende reden kan bijvoorbeeld sprake zijn als bij de verwerkingsverantwoordelijke een redelijk vermoeden ontstaat van een strafbaar feit binnen de sollicitatie- en/of selectieprocedure, via de vacaturesite, communicatiekanalen of het wervingsplatform. 

10. Gegevens afkomstig van anderen dan de sollicitant 

De gemeente Dordrecht verwerkt gegevens afkomstig van anderen dan de sollicitant indien: 

1. De sollicitant daarvoor toestemming heeft gegeven in het kader van bijvoorbeeld een assessment, capaciteitentest, medische keuring (aanstellingskeuring) of psychologisch onderzoek in verband met de sollicitatieprocedure; 
2. In de vacaturetekst duidelijk is opgenomen dat online onderzoek onderdeel kan zijn van de sollicitatieprocedure. Indien van toepassing wordt enkel gebruik gemaakt van openbaar beschikbare gegevens. 

 

11. Geautomatiseerde besluitvorming inclusief profilering 

Op de vacaturesite kan de sollicitant een account met gebruikersprofiel aanmaken. Met dit account kunnen gegevens die door de sollicitant zijn verstrekt in het kader van een eerdere sollicitatieprocedure worden bewaard, gecombineerd en hergebruikt. Daarnaast kunnen geïnteresseerden zich inschrijven voor een job alert waarbij de mogelijkheid bestaat om de hiervoor noodzakelijke contactgegevens (optioneel) aan te vullen met gegevens over het vakgebied en/of het werk- en denkniveau.  

In het sollicitatie- en selectieproces wordt voor het nemen van beslissingen ten aanzien van de sollicitant geen gebruik gemaakt van geautomatiseerde besluitvorming zonder betekenisvolle menselijke tussenkomst. 

12. Gebruik voor andere doeleinden 

Persoonsgegevens kunnen technisch worden bewerkt (pseudonimisering of anonimisering) ten behoeve van gebruik voor statistische onderzoeksdoeleinden. De sollicitant kan niet langer aan de hand van deze bewerkte gegevens worden geïdentificeerd.  

13. Rechten uitoefenen 

De persoon van wie persoonsgegevens worden verwerkt in het kader van de sollicitatie- en selectieprocedure heeft het recht om de verwerkingsverantwoordelijke te verzoeken om: 

1. Inzage in de verwerking van zijn, haar of hen (verder: ‘zijn’) persoonsgegevens; 
2. Rectificatie (kosteloos verbeteren of aanvullen) van zijn persoonsgegevens; 
3. Verwijdering van zijn persoonsgegevens; 
4. Beperking (stopzetten) van de verwerking van zijn persoonsgegevens; 
5. Overdracht van zijn persoonsgegevens.
6. Bezwaar te maken tegen de verwerking van zijn persoonsgegevens; 
7. Gegeven toestemming in te trekken.

 

Om een beroep te doen op bovenstaande rechten kan een (digitaal) verzoek worden ingediend bij de gemeente of organisatie waarbij u heeft gesolliciteerd.  

Heeft u gesolliciteerd voor een functie bij: 

• Gemeente Dordrecht  

• Dienstverlening Drechtsteden 

• Smart Delta Drechtsteden 

• Onderzoekscentrum Drechtsteden  

• Ingenieursbureau Drechtsteden 

• Gemeentebelastingen en Basisinformatie Drechtsteden 

 

Raadpleeg dan de Privacyverklaring gemeente Dordrecht 

Als u heeft gesolliciteerd voor een functie bij een andere gemeente of organisatie dan de (onderdelen van) de gemeente Dordrecht wordt verwezen naar de privacyverklaring van de betreffende gemeente of organisatie: 

• Privacyverklaring gemeente Alblasserdam 

• Privacyverklaring gemeente Hardinxveld-Giessendam 

• Privacyverklaring gemeente Hendrik-Ido-Ambacht 

• Privacyverklaring gemeente Papendrecht 

• Privacyverklaring gemeente Sliedrecht 

• Privacyverklaring gemeente Zwijndrecht 

• Privacyverklaring Dienst Gezondheid & Jeugd / Serviceorganisatie Jeugd 

• Privacyverklaring Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid 

• Privacyverklaring Sociale Dienst Drechtsteden 

• Privacyverklaring Drechtwerk 

 

Naast bovengenoemde rechten heeft u het recht om een klacht met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via haar website. 

14. Contact 

De gemeenten en organisaties hebben een Functionaris Gegevensbescherming (FG) aangewezen. De FG  informeert, adviseert en houdt onafhankelijk toezicht op de naleving van de AVG. Bij vragen over privacy of gegevensbescherming binnen het sollicitatie- en selectieproces kan contact worden opgenomen met de FG van de gemeente Dordrecht via FG@drechtsteden.nl.  

 

Deze Privacyverklaring is het laatst gewijzigd op: 28 juli 2025