Spring naar inhoud

Werken bij Dordrecht

Dordrecht: Er gaat een stad voor je open.

Projectsecretaris (schaal 8)

Ben jij ondernemend, heb je een duidelijk organisatietalent en ben jij een ontzorger pur sang? Vind je het leuk om bezig te zijn binnen een dynamische en afwisselende stad? Als het jou energie geeft om een radar te zijn in een groter geheel en te zorgen dat alles weer op rolletjes loopt, dan gaan wij graag het gesprek met je aan!
 

Wat ga je doen?

Als projectsecretaris lever je een bijdrage aan de realisatie van de ambities van Dordrecht en de regio. Je biedt organisatorische, administratieve en secretariële ondersteuning aan de projectleider en het project. Je hebt signalerende en uitvoerende taken op verschillende beheeraspecten in het project en bewaakt de voortgang. De belangrijkste taken die je hebt, zijn:
 

  • Uitzetten en opvolgen van acties en werkzaamheden die uit de projectplanning voortvloeien;
  • Verantwoordelijk voor het beheer van het projectdossier;
  • Je vervult een belangrijke rol in de projectfinanciën, o.a. aanmaken en registreren van de (financiële) verplichtingen, factuurafhandeling, rechtmatige opdrachtverstrekking, standaard budgetoverzichten produceren en kunnen vertalen naar acties, ondersteunen bij het opstellen en actualiseren van de projectbegroting, aanbestedingsdossiers beheren, toezien op naleving van bestaande administratieve organisatie en procedures;
  • Signaleren van risico's en tijdig betrekken van de juiste mensen bij beslissingen;
  • Organiseren, voorbereiden en notuleren van vergaderingen;
  • Het voorbereiden en organiseren van informatiemomenten (bewoners, bedrijven, e.d.), communicatie met betrokken partijen (mede) initiëren, relatienetwerk opbouwen en onderhouden;
  • Sparringpartner voor de projectmanager;
  • Procesbewaking en (mede) concept voorbereiding voor rapportages en besluitvormingsstukken;
  • Jij levert een bijdrage aan de professionalisering van het projectmanagement. 

Wat neem je mee?

Werken in projecten is helemaal jouw ding. Je bent omgevings- en resultaatgericht. Wij zoeken een echte verbinder die communicatief sterk is. Je hebt een sterk organisatorisch vermogen, dat wil zeggen dat jij zorgt dat alle stukken tijdig en volledig gereed zijn. Je bent proactief en denkt mee om het project op tijd te laten slagen. Zelfstandig werken gaat je gemakkelijk af en je signaleert wat er speelt en leeft binnen en buiten de organisatie, en speelt hierop in.

Verder:

  • Hbo werk- en denk niveau;
  • Je hebt minimaal drie jaar ervaring in een brede ondersteunende functie;
  • Je hebt ruime ervaring met verslaglegging;
  • Je hebt affiniteit met projectmatig werken;
  • Je schrijft gemakkelijk en kunt programmamanagers en projectmanagers hierbij ondersteunen.
 

Waar kom je te werken?

Je komt te werken bij iPM (intergemeentelijk projectmanagementbureau) in het cluster Management en Ondersteuning van de gemeente Dordrecht. Bij iPM werken circa 60 professionals (projectmanagers en -secretarissen). Met elkaar verzorgen wij het projectmanagement en de ondersteuning van complexe, multidisciplinaire en integrale projecten. Dit doen wij binnen het fysieke, economische en sociale domein. Met onze inzet dragen wij bij aan het realiseren van een aantrekkelijke stad en regio.

Door het inzetten van onze kennis van lokale, regionale en landelijke ontwikkelingen, een groot netwerk en omgevingsbewustzijn weten wij de verbinding met de gemeentelijke organisaties en daarbuiten te leggen. Onze kernwaarden zijn gelijkwaardigheid, betrokkenheid, enthousiasme en eigenaarschap.

Je komt te werken in een enthousiast team van 20 projectsecretarissen. Jullie werken weliswaar allemaal zelfstandig op projecten maar toch zoeken jullie elkaar regelmatig op. Je deelt kennis met elkaar en leert van elkaar. Samen werken jullie ook aan het verder professionaliseren van het vak van projectsecretaris. Daarnaast organiseren jullie ook regelmatig een teamuitje, nu nog digitaal, maar straks hopelijk fysiek.
 

Wat bieden we jou?

Wij investeren in opleiding en ontwikkeling van onze medewerkers. Wij zorgen samen met jou ervoor dat jouw talent optimaal benut wordt. Er is alle ruimte om nieuwe uitdagingen op te pakken en zo je profiel te verbreden. Samen met de andere teamleden geef je invulling aan de werkwijze van het team. Wij zorgen er samen voor dat je het beste uit jezelf gaat halen! En we geven je de kans om ook te ervaren hoe leuk het werken binnen onze organisatie is.

Jouw werk is meer dan alleen een salaris. Je draagt bij aan het realiseren van onze ambities. Daar zetten wij graag goede arbeidsvoorwaarden tegenover, zoals:

  • je treedt in eerste instantie in dienst voor een jaar voor 28 - 36 uur per week. Bevalt het van beide kanten? Dan bieden we je daarna een vast dienstverband aan.
  • salaris van maximaal € 3.591,- (salarisschaal 8, cao gemeenten) bruto per maand op basis van een 36-urige werkweek. Je exacte salaris is afhankelijk van je opleiding, kennis en ervaring.
  • mooie, complexe en afwisselende werkzaamheden en een plek in een collegiaal, divers team waarbinnen iedereen zijn identiteit en eigenheid behoudt.
  • je ontvangt een individueel keuzebudget van 17,05% van je bruto jaarsalaris. Je bepaalt zelf hoe en wanneer je jouw IKB budget (inclusief vakantietoelage en eindejaarsuitkering) besteedt.
  • je bouwt een keuzepensioen op via ABP.

Solliciteren of meer weten?

Fijn dat je de tijd hebt genomen om deze vacaturetekst helemaal te lezen. Dat betekent misschien wel dat je wilt solliciteren. Wil je meer weten over de functie of heb je vragen? Schroom niet om contact op te nemen met Erwin Butzelaar, teamleider Projectsecretariaat via 06 40 90 79 14.

Wil je solliciteren? Daar zijn we blij mee! Vul het digitale formulier in en solliciteer met een motivatiebrief en recent cv.

Verwachten wij dat we een goede match kunnen zijn, dan nodigen we jou uit voor een gesprek. Wij zien je sollicitatie met interesse tegemoet!

Goed om te weten: Integriteit vinden we belangrijk. We vragen je daarom voor jouw start bij iPM een VOG aan te leveren.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.
 

Vacaturenummer80581
Aantal uur per week28 - 36
OrganisatieonderdeelGemeente Dordrecht
Reageer voor18-05-2021