Dordrecht
Vacature nr. 5318

Ondersteuner Projectsecretariaat

Reageer voor: 9 augustus
Nog 4 dagen
Vakgebied
Management
Soort dienstverband
Vast dienstverband
Opleidings­niveau
HBO
Standplaats
Dordrecht
Organisatie
Gemeente Dordrecht
Functietype
Uitvoerend/Ondersteunend
Uren per week
32 - 36 uur
Maandsalaris
€2.581,- tot €3.732,-

Je ondersteunt het intergemeentelijk Projectmanagement bureau (iPM) van de Drechtsteden. Proactief, professioneel en met trots vervul je een spil- en schakelfunctie tussen de teamleiders en de afdeling iPM. Daarmee verhoog je de kwaliteit van onze dienstverlening en help je teamleiders om hierop te kunnen sturen. Ben jij ondernemend, heb je een duidelijk organisatietalent en ben jij een ontzorger pur sang?

Je komt te werken bij iPM (intergemeentelijk projectmanagementbureau) in het cluster Management en Ondersteuning van de gemeente Dordrecht. Je gaat daarbij nauw samenwerken met de Teamleider Projectmanagement en Teamleider Projectsecretariaat van iPM. Bij iPM werken circa 90 professionals (projectmanagers en -secretarissen). Met elkaar verzorgen wij het projectmanagement en de ondersteuning van complexe, multidisciplinaire en integrale projecten. Dit doen wij binnen het fysieke, economische en sociale domein. Met onze inzet dragen wij bij aan het realiseren van een aantrekkelijke stad en regio. 

Door het inzetten van onze kennis van lokale, regionale en landelijke ontwikkelingen, een groot netwerk en omgevingsbewustzijn weten wij de verbinding met de gemeentelijke organisaties en daarbuiten te leggen. Onze kernwaarden zijn gelijkwaardigheid, betrokkenheid, enthousiasme en eigenaarschap. 
 

Als ondersteuner zorg je ervoor dat we onze ambities als dienstverlener sneller waar gaan maken. Je biedt organisatorische, administratieve en secretariële ondersteuning aan de teamleiders van iPM en je levert vanuit jouw rol een belangrijke bijdrage aan de professionalisering van het programma- en projectmanagement van de Drechtsteden. De belangrijkste taken die je hebt, zijn: 

  • Ondersteuning van het wervings- & selectieproces voor nieuwe collega's, zowel voor vaste formatie als voor flexibele posities via inhuur;  
  • Ondersteuning van het instroomproces voor nieuwe collega's (een warm welkom!);
  • Ondersteuning van het matchingsproces (vanaf het moment dat de opdracht binnenkomt tot aan het moment waarop de collega op de opdracht gaat starten);  
  • Ondersteuning van het contractmanagement (monitoren contracttermijnen inhuurmedewerkers en zorgdragen voor verlenging dan wel beëindiging van contracten); 
  • Ondersteuning van (de totstandkoming van) het Kennis- en Expertisecentrum Programma's en Projecten. 
  • Ondersteuning bij het genereren van analyses en rapportages;
  • Sparringpartner voor de teamleiders.  

Werken als ondersteunende spil in een projectmatige omgeving is helemaal jouw ding. Je bent omgevings- en resultaatgericht. Wij zoeken een echte verbinder die communicatief sterk is. Je hebt een sterk organisatorisch vermogen en bent proactief. Je denkt mee om de ondersteuning van iPM op een hoog niveau te brengen en te houden. Zelfstandig werken gaat je gemakkelijk af en je signaleert wat er speelt en leeft binnen de organisatie, en speelt hierop in. 

Verder:

  • Hbo werk- en denk niveau;
  • Je hebt minimaal drie jaar ervaring in een brede ondersteunende functie;
  • Je hebt ruime ervaring met verslaglegging;
  • Je hebt affiniteit met werving & selectie, human resources en projectmatig werken;
  • Je kunt snel schakelen tussen hoofd- en bijzaken en pakt regie op het administratieve proces; 
  • Je weet effectief de juiste collega's aan jouw werk te verbinden om je doelen te behalen; 
  • Je schrijft gemakkelijk en kan de teamleiders hierbij ondersteunen.

Wij investeren in opleiding en ontwikkeling van onze medewerkers. Wij zorgen samen met jou ervoor dat jouw talent optimaal benut wordt. Er is alle ruimte om nieuwe uitdagingen op te pakken en zo je profiel te verbreden. Samen met de teamleiders geef je invulling aan de werkwijze van iPM. Wij zorgen er samen voor dat je het beste uit jezelf gaat halen! En we geven je de kans om ook te ervaren hoe leuk het werken binnen onze organisatie is.

Jouw werk is meer dan alleen een salaris. Je draagt bij aan het realiseren van onze ambities. Daar zetten wij graag goede arbeidsvoorwaarden tegenover, zoals:

  • je treedt in eerste instantie in dienst voor een jaar voor 32 – 36 uur per week. Bevalt het van beide kanten? Dan bieden we je daarna een vast dienstverband aan.
  • salaris van maximaal € 3.591,- (salarisschaal 8, cao gemeenten) bruto per maand op basis van een 36-urige werkweek. Je exacte salaris is afhankelijk van je opleiding, kennis en ervaring.
  • mooie, complexe en afwisselende werkzaamheden en een plek in een collegiaal, divers team waarbinnen iedereen zijn identiteit en eigenheid behoudt.
  • je ontvangt een individueel keuzebudget van 17,05% van je bruto jaarsalaris. Je bepaalt zelf hoe en wanneer je jouw IKB budget (inclusief vakantietoelage en eindejaarsuitkering) besteedt.
  • je bouwt een keuzepensioen op via ABP.

Fijn dat je de tijd hebt genomen om deze vacaturetekst helemaal te lezen. Dat betekent misschien wel dat je wilt solliciteren. Wil je meer weten over de functie of heb je vragen? Schroom niet om contact op te nemen met Felice van Wijk, Teamleider Projectsecretariaat via 06 38686040.

Wil je solliciteren? Daar zijn we blij mee! Vul het digitale formulier in en solliciteer met een motivatiebrief en recent cv. 

Verwachten wij dat we een goede match kunnen zijn, dan nodigen we jou uit voor een gesprek. 

De sollicitatiegesprekken vinden plaats op 16, 18, 22 en 25 augustus. Hou hier rekening mee.

Goed om te weten: Integriteit vinden we belangrijk. We vragen je daarom voor jouw start bij iPM een VOG aan te leveren.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.
 

Reageer voor: 9 augustus
Nog 4 dagen

Sollicitatieprocedure

Ontvangst­bevestiging

Eerste reactie

Kennismakings­gesprek

2e gesprek

Arbeids­overeenkomst