Ingenieuwbureau Drechtsteden
Vacature nr. 5137

Medewerker Ondersteuning Bedrijfsvoering

Reageer voor: 2 juli
Nog 3 dagen
Vakgebied
Financieel / Economisch
Soort dienstverband
Vast dienstverband
Opleidings­niveau
MBO
Standplaats
Dordrecht
Organisatie
Gemeente Dordrecht
Functietype
Uitvoerend/Ondersteunend
Uren per week
36 uur
Maandsalaris
€2.581,- tot €3.732,-

Je bent de oren en ogen van de controller binnen het projectteam, waarbij het zwaartepunt ligt op het vlak van de (project)financiën. Deze functie is in doorontwikkeling, waarbij je de mogelijkheid krijgt om vanuit een faciliterende rol een steeds bredere invulling te geven. Je levert een actieve bijdrage aan de procesbewaking en bied ondersteuning op secretarieel vlak. Jij durft je onafhankelijk op te stellen, maar tegelijkertijd kan je ook goed samenwerken met je collega's in een relatief kleine organisatie! Spreekt dit profiel je aan? Lees dan snel verder!

Het Ingenieursbureau Drechtsteden is hèt regionale ingenieursbureau voor (semi-) overheidsinstellingen in de Drechtsteden (Dordrecht, Zwijndrecht, Hardinxveld-Giessendam, Alblasserdam, Hendrik-Ido-Ambacht, Papendrecht en Sliedrecht). Het bureau houdt zich bezig met het realiseren van civieltechnische projecten. De medewerkers van het Ingenieursbureau Drechtsteden kennen de regio. Zij zetten hun kennis en ervaring in bij het ontwerp, de technische voorbereiding en de uitvoering van projecten in de buiten ruimte. 

Voor de uitvoering van de projecten zijn vijf projectteams gevormd. Deze teams worden ondersteund door een Medewerker Ondersteuning Bedrijfsvoering. De Medewerker Ondersteuning Bedrijfsvoering heeft daarnaast ook een taak in de centrale ondersteuning van het Ingenieursbureau Drechtsteden. Hiërarchisch word je aangestuurd door de controller en functioneel door de projectregisseur (de projectteamleider).

Je bent op bedrijfsvoeringsvlak de spin in het web van het projectteam als het gaat om projectbeheersing. De projectregisseur stelt de offerte op, maar jij pakt steeds meer je rol als aanjager in het proces. Je registreert en analyseert gegevens, weet dit te vertalen naar informatie en weet dit proactief, correct, duidelijk en met de nodige assertiviteit in te zetten binnen het projectteam.

Het zwaartepunt in deze functie ligt op het vlak van (project)financiën, maar ook de secretariële werkzaamheden en de procesbewaking zijn een belangrijk onderdeel van deze brede functie. Je bent de oren en ogen van de controller binnen het projectteam waarbij je gericht bent op de beheersaspecten tijd, geld, kwaliteit, informatie en organisatie. Vanuit een faciliterende rol, overzie je het gehele proces en zet je op het juiste moment de juiste dingen in gang.
 
Je bent o.a. verantwoordelijk voor:

  • Het zelfstandig voeren van de projectadministratie binnen Assistance (eigen projectadministratie):
    • Je verzamelt gegevens, legt dit vast en analyseert de financiële-/capaciteitenadministratie.
    • Je draag zorgt voor boeking en facturering.
  • De verwerking van financiële projectgegevens in K2F (concernadministratie);
  • Het tijdig beschikbaar stellen van correcte beheersinformatie aan de projectleiders;
  • Het aanspreken van projectleiders n.a.v. gesignaleerde risico's op de beheersaspecten;
  • Het bewaken van de voortgang van tijdige opvolging van beheersaspecten;
  • Het notuleren tijdens overleggen;
  • Het op orde houden van het projectdossier;
  • Het pro actief adviseren, signaleren en ontzorgen over de brede linie;
  • Het verwerken van overall tijdsplanningen.
  • Een afgeronde mbo niveau 4 opleiding op administratief gebied;
  • Minimaal 3 jaar werkervaring in een soortgelijke functie;
  • Aantoonbare werkervaring met het voeren van een projectadministratie;
  • Uitmuntende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
  • Goede beheersing van MS wordt en Excel;
  • De vaardigheid om de kern van overleggen in notulen vast te leggen;
  • Inzicht in bedrijfsprocessen en het betrokken zijn bij kwaliteitstrajecten (waaronder ISO) is een pré;
  • Ervaring met Assistance of een gelijksoortige projectadministratie is een pré.

Als echte teamspeler kan je goed samenwerken met de andere collega's. Je bent dienstverlenend richting het team en klanten, maar weet tegelijkertijd ook mensen in beweging te zetten om mee te werken aan "jouw" processen. Als onderdeel van de control kolom moet je je ook onafhankelijk kunnen opstellen van je eigen projectteam. Dit vraagt om souplesse. Je beweegt je soepel door de organisatie, bent makkelijk benaderbaar en weet op het juiste moment de juiste toon aan te slaan om andere te enthousiasmeren of te overtuigen.

Je bent accuraat in de uitvoering van je werkzaamheden en gericht op kwaliteit. Op een pro-actieve, assertieve wijze weet jij een eenduidige kwaliteitsstandaard op de beheersaspecten tijd, geld, kwaliteit, informatie en organisatie in je projectteam te implementeren en te handhaven.

Het Ingenieursbureau Drechtsteden is een relatief kleine organisatie, met circa 90 medewerkers, waarvan er 15 tot 20 werkzaam zijn in projectteams. Dat vraagt een flexibele instelling van onze medewerkers. Je hebt geen 9 tot 5 mentaliteit.

Een mooie plek bij een organisatie met ambitie. Jouw werk is meer dan alleen een salaris. Daar zetten wij graag goede arbeidsvoorwaarden tegenover:

  • Een dienstverband voor 36 per week voor de periode van 1 jaar, met de intentie om dit na een jaar om te zetten in een vast dienstverband.
  • Het salaris wordt – afhankelijk van opleiding en ervaring – vastgesteld volgens de SGO Gemeenten in schaal 8 op basis van 36 uur. De uiteindelijke inschaling is afhankelijk van jouw opleiding en relevante werkervaring.

Het betreft hier een deta vast constructie. We willen de kandidaat op termijn graag een dienstverband bij ons aanbieden. 

Kandidaten mogen worden voorgedragen via de link. Bij aanvullende vragen mogen jullie contact opnemen met team werving (peterina). 
 

Reageer voor: 2 juli
Nog 3 dagen

Sollicitatieprocedure

Ontvangst­bevestiging

Eerste reactie

Kennismakings­gesprek

2e gesprek

Arbeids­overeenkomst