Servicegemeente Dordrecht
Vacature nr. 5548

Managementassistente clustermanager

Reageer voor: 30 januari
Nog 3 dagen
Vakgebied
Administratief / Secretarieel
Soort dienstverband
Vast dienstverband
Opleidings­niveau
MBO
Standplaats
Dordrecht
Organisatie
Gemeente Dordrecht
Functietype
Uitvoerend/Ondersteunend
Uren per week
32 - 36 uur

Heb jij als managementassistent(e) een dienstverlenende instelling en ben je toe aan een nieuwe, uitdagende stap in je carrière? Ben jij op je best als je kunt organiseren, plannen en ondersteunen en heb jij er plezier in om de clustermanager van het cluster Versterking Bestuur & Organisatie over de volle breedte te ondersteunen? Dan hebben wij de vacature voor jou!

Wie zijn wij?

Dordrecht is een inspirerende stad vol ambities. We hebben een roemrijk verleden én grootse plannen voor de toekomst. We zijn één van de koplopers in het land als het gaat om waterveiligheid en duurzaamheid. In het jaar 2030 is onze stad een nog betere versie van zichzelf: een groene, levendige stad die beweegt naar 140.000 inwoners. Hierbij werkt de gemeente met partners en inwoners samen onder het motto ‘Wij maken Dordt’.

Vanuit BMO word je op verschillende organisatieonderdelen ingezet. In dit geval voor het secretariaat van het cluster Versterking Bestuur en Organisatie. Dit cluster bestaat uit een achttal kernteams met in totaal ruim 120 fte. Je gaat de clustermanager één op één ondersteunen.

Het team Bestuur- en Managementondersteuning (BMO) is onderdeel van het cluster Management en Ondersteuning en verzorgt de secretariële, logistieke en administratieve ondersteuning van het College van Burgemeester & Wethouders, de clusters en opgaven. De teamleden zijn met elkaar verbonden in hun professionaliteit als ondersteuner.  

Binnen het cluster Versterking Bestuur en Organisatie (VBO) is er een vacature voor de ondersteuning van de clustermanager32-36 uur). Het cluster is verantwoordelijk voor de regie op en coördinatie en ontwikkeling van strategische-, bedrijfsvoerings-, organisatorische- en financiële vraagstukken, alsmede het veiligheidsbeleid van de gemeente. Binnen het cluster bestaan verschillende kernteams die, elk met hun eigen specifieke rol en taak, gericht zijn op het ondersteunen van bestuur en organisatie.

Je gaat de clustermanager één op één ondersteunen met daarbij een breed pakket aan taken:

  • Je draagt o.a. zorg voor het e-mail verkeer, dynamisch agendabeheer en correspondentie;
  • Je plant complexe afspraken in met externen, organiseert verschillende bijeenkomsten en faciliteert het team;
  • Je bewaakt de deadlines en acties en je prioriteert de dagelijkse werklast van de clustermanager
  • Je plant (in iBabs) vergaderingen, bereidt deze voor, notuleert (incidenteel) en bewaakt de actiepunten;
  • Je werkt nauw samen met het team van managementassistentes van het cluster en je vormt de verbinding tussen directie, management, bestuur, medewerkers en externe relaties;

Jij voelt je thuis in een maatschappelijke omgeving waar klantgerichtheid en samenwerking hoog in het vaandel staat en een optimale dienstverlening voor jou vanzelfsprekend is.

 

  • Je hebt minimaal een afgeronde (directie)secretaresse opleiding op mbo-niveau met bijbehorende werk- en denkniveau en enkele jaren relevante werkervaring;
  • Je hebt een goede kennis van het officepakket en een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
  • Je  bent een vakvolwassen professional met een proactieve en dienstverlenende instelling;
  • Je kunt snel schakelen tussen de verschillende niveaus en disciplines en weet intern snel een waardevol netwerk te realiseren;
  • Door jouw zelfstandigheid ben je in staat om zaken die niet direct de aandacht van de clustermanager behoeven zelf op te lossen;
  • Je staat open voor feedback en vernieuwingen.
  • Je hebt de kennis en ervaring om vanuit bestaande structuren en processen, verfrissende verbeteringen voor te stellen
  • Je weet door de juiste prioriteiten te stellen efficiënt te werken, werkt nauwkeurig en bent sterk in organiseren;

Kennis van de gemeentelijke organisatie en ervaring met gemeentelijke ICT-systemen is voor ons een pré.

 

Wij bieden je een prachtige baan met veel ruimte voor initiatief en zelfontplooiing in een organisatie met een informele sfeer en een prettig werkklimaat. Verder mag je rekenen op:

  • Een jaarcontract via de gemeente Dordrecht. Bij goed functioneren wordt dit omgezet naar een vast dienstverband;
  • In verband met onze benchmark willen we je vragen om je salarisindicatie aan te geven in jouw motivatie;
  • 23 vakantiedagen per jaar (als je fulltime werkt). Daarnaast ontvang je een maandelijkse opbouw van een individueel keuzebudget (IKB) van 17,05% (incl. vakantiegeld en eindejaarsuitkering) over je salaris. Dit IKB kun je fiscaal voordelig inzetten voor een aantal zaken zoals bijvoorbeeld: kopen van extra verlof of uitruil woon-/werk kilometers of de aanschaf van een nieuwe fiets. Het bedrag uit laten betalen kan ook.
  • een reiskostenvergoeding bij het werken op kantoor of thuiswerkvergoeding bij thuiswerken;
  • Ruimte om jezelf te ontwikkelen door cursussen en trainingen.

Werken voor Dordrecht is extra leuk omdat de stad de juiste schaalgrootte heeft: de stad biedt complexe grootstedelijke uitdagingen maar de organisatie is overzichtelijk genoeg voor de nodige slagkracht en korte lijnen. Talent krijgt volop kans. Er is ruimte voor ontwikkeling voor mensen die met ons uitdagingen willen aangaan.

Voor deze functie geldt dat hybride werken mogelijk is. Daarmee werken we aan een juiste balans tussen thuiswerken en werken vanuit kantoor. Eén en ander is afhankelijk van de functie en natuurlijk jouw eigen wensen en behoeftes. Breng je de juiste expertise mee, maar woon je wat verder weg? Ook dan nodigen we jou van harte uit om te reageren op deze mooie inhoudelijke uitdaging!

Diversiteit en gelijke kansen: dat vinden wij heel belangrijk. Daarom ontvangen we graag jouw sollicitatie, als je voldoet aan onze wensen. Ongeacht je achtergrond, geslacht/gender, beperking, seksuele oriëntatie, religie/overtuiging of leeftijd.

Enthousiast geworden? Solliciteer dan direct via de sollicitatiebutton. We lezen in jouw motivatie graag welke talenten jij bezit en meebrengt om deze rol in te vullen. Met vragen over de procedure of arbeidsvoorwaarden kan je terecht bij bij Werner Töller, Senior Corporate Recruiter, op nummer 06-54630871. Voor inhoudelijke vragen kan je contact opnemen met Marianne Aarts via 078-770 4290.


Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.
 

Reageer voor: 30 januari
Nog 3 dagen

Sollicitatieprocedure

Ontvangst­bevestiging

Eerste reactie

Kennismakings­gesprek

2e gesprek

Arbeids­overeenkomst