Vacature nr. 6942
Menu
Lever jij als Griffiemedewerker een bijdrage aan een goede documentenstroom en het bewaken van processen? Ben je nauwkeurig en werk je graag systematisch? Dan nodigt de Griffie van de gemeente Zwijndrecht je van harte uit om te solliciteren!
De griffie bestaat op dit moment uit een team van vier collega’s, je gaat nauw samenwerken met de griffier, een raadsadviseur/plaatsvervangend griffier, een raadsadviseur en griffiemedewerker Samenwerking, collegialiteit, servicegerichtheid, flexibiliteit en voor elkaar inspringen staan bij ons hoog in het vaandel. We zijn een klein en hecht team dat als eenheid naar buiten treedt.
Je komt te werken op een griffie in een dynamische gemeente die inzet op bestuurlijke vernieuwing. Met een gezamenlijk raadsprogramma “Krachtig Zwijndrecht 2.0” verbinden 8 partijen zich aan de ambitieuze prioriteiten voor de toekomst. De opgaven vragen om een grotere mate van samenlevingsgericht werken en het handelen vanuit één organisatie met een integrale aanpak. De raad, de griffie, het college en de ambtelijke organisatie zetten zich hier actief voor in. De gemeenteraad kent een positieve sfeer en een sterke organisatie van processen en activiteiten zoals begroting en kadernota. Daarnaast is er een scherp oog voor eigen verbeterpunten: het vergroten van interactie met inwoners en het bewaken en borgen van gemaakte afspraken.
Vanaf 1 januari 2024 bestaat de griffie uit een griffier, plaatsvervangend griffier, twee raadsadviseurs en twee griffiemedewerkers. De vaste vergaderavond is de dinsdagavond, maar ook op andere avonden kunnen er raadsactiviteiten plaatsvinden.
Als Griffiemedewerker ben jij het centrale punt binnen de griffie. Je bent verantwoordelijk voor de logistieke procesgang van de gemeenteraad en commissies. Je plant en organiseert werkbezoeken, vergaderingen, in – en externe bijeenkomsten en raadsactiviteiten. Alle randvoorwaarden die hierbij komen kijken borg je. Jij bent het aanspreekpunt voor facilitaire zaken. Of het nu gaat om een locatie, koffie, inzet van onze bodes of de audiovisuele installatie, jij regelt het!
Je zorgt voor het vergaderrooster en bereidt de (concept) agenda's van de raad voor. Daarnaast heb jij een belangrijke rol in de informatieverstrekking aan de gemeenteraad en bij de besluitvorming van bestuurlijke processen. Denk hierbij aan het monitoren van de stukkenstroom van de collegevergaderingen naar de raad, en ook de uitvoering van toezeggingen, moties en amendementen door het college.
Correspondentie stel jij op en handel je zelfstandig af. De inkomende post selecteer je op prioriteit en stelt deze beschikbaar aan de gemeenteraad. Je denkt mee met inwoners die contact zoeken met de gemeenteraad. Ook de controle van nota's en declaraties valt onder je takkenpakket. Je verwerkt facturen en verzorgt samen met de financiële administratie de uitbetaling van fractievergoedingen. Ook draag je zorg voor de agenda van de griffier en je maakt op verzoek afspraken. Je bent helemaal thuis in de wereld van de digitale werkomgeving. Je helpt raadsleden om mobiel te kunnen blijven werken en zoekt zo nodig (samen met de afdeling ICT) naar een oplossing. Ook zorg je voor een correcte archivering van de diverse stukken van de raadscommissies en de gemeenteraadsvergadering.
Je fungeert als sparringpartner voor de collega's op de griffie. Je geeft gevraagd en ongevraagd advies en voelt van nature aan wanneer je op het snijvlak van politiek en inhoud bevindt. Afhankelijk van je kennen en kunnen kan je groeien in je functie, waardoor je steeds meer zaken zelfstandig op kunt pakken. Jouw prioriteit is dat de basis van jouw werk perfect op orde is én blijft!
Je bent als Griffiemedewerker een zeer representatieve en stressbestendige collega met een resultaatgerichte instelling. Je bent integer, nauwkeurig en gaat zeer accuraat te werk. Je neemt verantwoordelijkheid en weet wanneer je op moet schalen naar de griffier. Proactief, meedenken en doelgericht zijn eigenschappen die bij je passen. Je gaat procesmatig te werk en brengt verbeteringen aan waar nodig. Je vindt het leuk om de afronding te verzorgen en denkt daarbij aan de punten en komma's die nog gezet moet worden. Kortom, je bent zeer punctueel! Daarnaast herken je jezelf in het volgende profiel:
Je komt de Griffie versterken voor 20 uur per week. In eerste instantie op basis van een jaarcontract, en bij goed functioneren kan dit omgezet worden naar een vaste aanstelling. Afhankelijk van kennis en ervaring ligt jouw salaris op maximaal € 4.052,- bruto per maand (schaal 8) op basis van een 36-urige werkweek. Ook belangrijk om te weten, jouw verlof valt samen met de schoolvakanties.
Daarnaast bieden we jou:
Enthousiast geworden? Leuk, we kijken uit naar jouw sollicitatie. Je kunt direct online solliciteren.
Als je meer informatie wilt over de inhoud van de functie, kun je contact opnemen met de griffier, Irene Odinot. Zij is telefonisch of via WhatsApp bereikbaar via 06-40712384.
