Gemeente Hardinxveld-Giessendam
Vacature nr. 5579

Ervaren Bestuurssecretaresse

Reageer voor: 11 oktober
Nog 4 dagen
Vakgebied
Administratief / Secretarieel
Soort dienstverband
Vast dienstverband
Opleidings­niveau
HAVO / VWO
Standplaats
Hardinxveld-Giessendam
Organisatie
Gemeente Hardinxveld-Giessendam
Functietype
Uitvoerend/Ondersteunend
Uren per week
24 uur
Maandsalaris
€2.255,- tot €3.301,-

Bestuurssecretaresse

De gemeente Hardinxveld-Giessendam is op zoek naar een bestuurssecretaresse 2.0.
In die functie ben je intern en extern het eerste aanspreekpunt van het college van B&W en ondersteun je hen op secretarieel vlak. Je hebt een adviserende, meedenkende en proactieve rol op bestuurlijk niveau, waarin je waar nodig ook tegengas durft te geven! 

Hardinxveld-Giessendam is een bedrijvige gemeente van 18.000 inwoners met een dorps karakter en sterke sociale verbanden. Vanaf 2018 maakt zij deel uit van de Drechtsteden. Wij hebben een ontwikkeling naar een flexibele en wendbare netwerkorganisatie ingezet. Persoonlijk leiderschap speelt daarbij een belangrijke rol. Onze gemeente heeft een kleine en platte netwerkorganisatie met korte lijnen en een groot loyaliteitsgevoel. We werken zelforganiserend. Onze kernwaarden zijn: passie, aandacht, verbinden, lef en vertrouwen.

Je vormt samen met je twee collega's binnen het bestuurssecretariaat een hecht team. Je gaat aan de slag in een dynamische omgeving. Wij staan voor ons werk en vak! Vertrouwen, samenwerken en professionaliteit zijn daarin belangrijke pijlers! Het team voert de werkzaamheden gezamenlijk uit.

Als bestuurssecretaresse ondersteun je de leden van het college van burgemeester en wethouders en de algemeen directeur/secretaris in hun dagelijks functioneren. Dit heeft ook betrekking op hun contacten met andere bestuursorganen, het bedrijfsleven, maatschappelijke instellingen en inwoners. Je bent hét eerste aanspreekpunt van het college van B&W, zowel intern als extern.

Je bent verantwoordelijk voor alle voorkomende secretariële werkzaamheden. Je draagt zorg voor de wekelijkse voorbereiding van de B&W-vergadering. Naast het opstellen van de agenda en het uitwerken van de besluitenlijsten, ben je verantwoordelijk voor de afhandeling hiervan. Incidenteel notuleer je bij vergaderingen en werk je het verslag uit. 

Je bent verantwoordelijk voor het agendabeheer van de leden van het college en de algemeen directeur/secretaris. Je regelt en legt de afspraken vast en stelt prioriteiten. Daarbij is de voortgangsbewaking van lopende en zich aandienende zaken een belangrijke taak. Tevens behandel je de in- en uitgaande post. Je stelt zelfstandig concepten op en bewerkt daarnaast persoonlijke en vertrouwelijke correspondentie. 

Het bestuurssecretariaat heeft een belangrijke rol in het uitvoeren van Kabinetszaken. Naast het aanvragen van Koninklijke Onderscheidingen en gemeentelijke erepenningen, ben je ook verantwoordelijk voor het voorbereiden van de uitreiking daarvan. Ook het organiseren van de nieuwjaarsbijeenkomst, de veteranenbijeenkomst en werkbezoeken vallen onder het takenpakket. 

Kortom, geen dag is hetzelfde! Waar nodig speel je dan ook in op onvoorziene situaties of werkzaamheden. 

  • Een afgeronde havo/vwo-opleiding, aangevuld met een vakopleiding richting secretaresse of officemanager;
  • Minimaal 3 jaar gerichte werkervaring in een soortgelijke functie als bestuurs- of directiesecretaresse. Het is een pré wanneer je werkzaam bent (geweest) in een bestuurlijke omgeving;
  • Uitstekende kennis van de Nederlandse taal;
  • Goede contactuele en mondelinge vaardigheden.

Je bent een enthousiaste, representatieve collega met een open houding. Makkelijk benaderbaar en met een gezonde dosis invoelend vermogen. Naast een proactieve houding en een groot verantwoordelijkheidsgevoel, is het belangrijk dat je verbindingen ziet. Jij begrijpt dat een wijziging in een agenda meer omvat dan alleen puur het verzetten van de afspraak zelf. Hoofd- en bijzaken kunnen onderscheiden is essentieel. Het werk vraagt om een professionele inzet, met een grote mate van zelfstandigheid en accuratesse. 


 

Een boeiende en gevarieerde functie van 24 uur binnen een informele werkomgeving, die volop in beweging is.

  • Werkdagen voorkeur: woensdag, donderdag en vrijdag;
  • Je inschaling wordt bepaald door je opleiding, kennis en ervaring met een maximum van € 3.301,- bruto per maand (schaal 7). Afhankelijk van je huidige inschaling, kennis en ervaring schaal 8 tot de mogelijkheden met een maximum van €3.732,- bruto per maand;
  • Mooie, complexe en afwisselende werkzaamheden en een plek in een collegiaal, divers team waarbinnen iedereen zijn identiteit en eigenheid behoudt.

De gemeente Hardinxveld-Giessendam kent uitstekende arbeidsvoorwaarden op het gebied van reiskosten, verlofregelingen en studiefaciliteiten. Daarnaast beschik je als medewerker over een Individueel Keuze Budget van 17,05% van je bruto jaarsalaris. Je beheert dit budget zelf en je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om dit (of een deel hiervan) te laten uitbetalen of er vakantie uren van te kopen.

Je kunt direct online solliciteren. Bij vragen over de inhoud van de functie kun je contact opnemen met Nelleke Jongenelen of Marjolein Visscher van het secretariaat via 0184-751526/25. Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure mag je contact opnemen met het team Recruitment via 078 – 770 8030. 

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.
 

Reageer voor: 11 oktober
Nog 4 dagen

Sollicitatieprocedure

Ontvangst­bevestiging

Eerste reactie

Kennismakings­gesprek

2e gesprek

Arbeids­overeenkomst